Tầm quan trọng của quản trị xuất nhập khẩu trong doanh nghiệp

 Việc vận hành một doanh nghiệp để doanh nghiệp có thể hoạt động và phát triển là một điều không hề dễ dàng. Quản trị là một trong những vấn đề quan trọng trong vận hành và quản lý doanh nghiệp. Đối với những doanh nghiệp càng chú trọng và xem xuất nhập khẩu là hoạt động kinh doanh chính thì càng phải có chiến lược để đảm bảo quy trình quản trị xuất nhập khẩu có thể đạt hiệu quả ở mức mong đợi nhất. 

Việc quản trị hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp càng tiến gần đến mục tiêu và định hướng kinh doanh trong tương lai. Vậy quản trị xuất nhập khẩu là gì? Các nội dung chủ yếu của một quy trình quản trị xuất nhập khẩu cụ thể là như thế nào và có đặc điểm ra sao? Vai trò mà quản trị xuất nhập khẩu mang lại cho doanh nghiệp? Hay các yếu tố cơ bản nào sẽ ảnh hưởng đến việc quản trị này? Tất cả các câu hỏi trên sẽ được giải đáp rõ ở phần nội dung được đề cập ở bên dưới.

1. Khái niệm quản trị xuất nhập khẩu là gì?

Xuất - nhập khẩu hiểu đơn giản là một hoạt động mua bán, trao đổi hàng hoá được thực hiện giữa quốc gia này với quốc gia khác, giữa khu vực này với khu vực khác trên phạm vi thế giới nhằm đem lại lợi ích cho những đối tượng như cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp tham gia vào hoạt động này.

Quản trị là một hoạt động không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp và tổ chức không phân biệt phạm vi ngành nghề kinh doanh nào. Chắc chắn một khi con người đã tham gia vào trong tập thể, thì cần có hoạt động quản trị để hướng tất cả mọi người theo mục tiêu chung, giúp mọi người phối hợp với nhau một cách hợp lý, khoa học, trên cơ sở đó tập thể mới thực sự hoạt động hiệu quả. 

Vì vậy quản trị là một hoạt động tất yếu, giữ vai trò quan trọng trong việc đạt được mục tiêu, hướng đến tầm nhìn của doanh nghiệp và tổ chức. 

Từ đó ta có thể hiểu, quản trị xuất nhập khẩu là một chuỗi hoạt động phức tạp gồm nhiều bước trong đó các nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện tổ chức mọi hoạt động kinh doanh từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng của chu kỳ kinh doanh xuất nhập khẩu. 

Nói một cách cụ thể hơn, quản trị xuất nhập khẩu là tổng hợp các hoạt động hoạch định chiến lược và kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm tra các quá trình đã đề ra, cũng như kiểm soát các hoạt động trong một đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu nhằm đạt được mục tiêu chiến lược đề ra một cách hiệu quả nhất.

Quản trị xuất nhập khẩu là quản trị toàn bộ chuỗi hoạt động liên quan đến chu trình kinh doanh xuất nhập khẩu một sản phẩm hay một chuỗi sản phẩm của doanh nghiệp, thông thường sẽ bao gồm những hoạt động cơ bản sau:

• Nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng, giao dịch, đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu;

• Soạn thảo, ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu;

• Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nhập khẩu.

2. Những nội dung cơ bản của quản lý xuất nhập khẩu

Nghiên cứu thị trường

Nghiên cứu thị trường là bước khởi tạo quan trọng trong chu trình quản lý xuất nhập khẩu. Việc nghiên cứu nhằm cung cấp cho doanh nghiệp có được một hệ thống thông tin về thị trường đầy đủ, chính xác và kịp thời theo tình hình thực tế của thị trường để làm cơ sở cho doanh nghiệp có những quyết định chiến lược quản lý kinh doanh đúng đắn, đáp ứng được nhu cầu hiện hữu của thị trường.  

Nghiên cứu thị trường giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và rõ nét nhất về thị trường sản phẩm, có cơ sở để doanh nghiệp lựa chọn được đối tác thích hợp, cơ sở cho quá trình giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng sau này có hiệu quả. Chỉ khi có sự nghiên cứu, tìm hiểu, phân tích thông tin đầy đủ, chính xác và cập nhật thì doanh nghiệp mới có thể phản ứng linh hoạt, đưa ra những quyết định đúng đắn và kịp thời trong quá trình đàm phán giao dịch.

Nghiên cứu thị trường bao gồm cả hoạt động nghiên cứu thị trường trong nước và nghiên cứu thị trường nước ngoài: 

• Nghiên cứu thị trường trong nước bao gồm các hoạt động cơ bản như: Nghiên cứu mặt hàng xuất - nhập khẩu, cung cầu thị trường, đối thủ cạnh tranh, nhu cầu hiện hữu của khách hàng, nỗi đau của khách hàng, xu hướng tiêu dùng,... 

• Nghiên cứu thị trường nước ngoài bao gồm các hoạt động: Nghiên cứu nguồn cung cấp hàng hoá trên thị trường quốc tế, nghiên cứu giá cả trên thị trường quốc tế, các yếu tố về mặt thuế quan, chính trị, pháp lý, tỷ giá chuyển đổi tiền tệ, đối thủ cùng ngành hàng,... 

Tìm kiếm khách hàng, giao dịch, đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu

Doanh nghiệp có thể tìm kiếm khách hàng trên nhiều nguồn khác nhau dựa trên cơ sở dữ liệu đã phân tích. Sau khi đã có tệp khách hàng phù hợp, người quản trị xuất nhập khẩu cần đưa ra những kế hoạch và chiến lược phù hợp với từng phân khúc khách hàng trong từng mảng phân khúc sản phẩm để khai thác tối đa hiệu quả kinh doanh.

Tiếp cận phân khúc khách hàng theo chiến lược và quy trình từ người quản lý, tiến hành thực hiện những giao dịch và tư vấn khách hàng, mục tiêu sau cùng là đi đến đàm phán và ký kết hợp đồng.

Soạn thảo, ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu

Sau khi đàm phán hợp đồng thành công với khách hàng, bộ phận phòng kinh doanh sẽ tiếp tục lấy thông tin cần thiết của khách hàng. Từ đó soạn thảo và tiến hành ký kết hợp đồng cho khách hàng. Đảm bảo hai bên đều hiểu và thống nhất tất cả những nguyên tắc chung đã đề ra. Nếu có sự điều chỉnh và thay đổi các điều khoản hợp đồng, có thể linh hoạt thay đổi để phù hợp với từng phân khúc khách hàng. 

Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nhập khẩu

Sau khi đã ký kết hợp đồng thành công, hai bên cần tiến hành thực hiện hợp đồng xuất, nhập khẩu theo những thỏa thuận đã ký. Quy trình xuất, nhập khẩu hàng hóa đảm bảo đúng chất lượng, tiêu chuẩn, thời gian đã cam kết,... Bên cạnh đó, hai bên cần duy trì mối quan hệ hợp tác giữa đôi bên để có thể phát triển thành mối quan hệ lâu dài sau này. Khi đã phát triển được mối quan hệ lâu dài, quá trình quản lý xuất nhập khẩu chu trình kinh doanh sản phẩm sẽ trở nên đơn giản, tiết kiệm thời gian và đảm bảo hiệu quả hơn.  

3. Vì sao doanh nghiệp nên xem trọng quản trị xuất nhập khẩu?

Mục tiêu của quản trị xuất nhập khẩu là giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và hiệu quả trong điều kiện môi trường kinh doanh thường xuyên biến động.

Thị trường linh hoạt và biến đổi liên tục 

Trong nhịp độ kinh tế năng động và chuyển biến không ngừng như hiện nay, sự linh hoạt chuyển đổi và thích ứng, thích nghi với môi trường kinh doanh là một trong những chìa khóa hàng đầu trong kinh doanh để doanh nghiệp đảm bảo được hiệu quả kinh doanh, chiến lược phát triển, mục tiêu hoạt động, tầm nhìn và sứ mệnh công ty cũng như ngày càng có thể duy trì và phát triển vị thế doanh nghiệp trong môi trường ngành nghề kinh doanh nói riêng và trong môi trường kinh doanh nói chung. 

Việc quản trị sẽ giúp doanh nghiệp có thể nghiên cứu và thay đổi linh hoạt hoạt động xuất nhập khẩu theo cơ chế thị trường.

 

Có kế hoạch quản trị xuất nhập khẩu cụ thể giúp doanh nghiệp càng tiến gần đến mục tiêu 

Một doanh nghiệp có năng lực xuất nhập khẩu hàng hóa, sản phẩm tốt chưa chắc đã phát triển bền vững được trên thị trường. Xuất nhập khẩu cần đi đôi với quản trị thì doanh nghiệp mới có thể kinh doanh đạt được hiệu suất mong đợi nhất. 

Việc quản trị sẽ hình thành nên những hoạch định, chiến lược, kế hoạch cụ thể mang tính đúng đắn, phù hợp và liên quan mật thiết đến chu trình kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa, sản phẩm của doanh nghiệp nhằm hướng đến đạt được mục tiêu chung đã đề ra. 

Nếu xuất nhập khẩu của doanh nghiệp mà không có hoạt động quản trị thì có thể doanh nghiệp vẫn hoạt động được. Tuy nhiên, hiệu suất hoạt động kinh doanh sẽ không đạt được tối đa nhất có thể hoặc trong trường hợp xấu sẽ làm doanh nghiệp ngày càng hoạt động kém hiệu quả đi. 

Nhà quản trị tham gia vào hiệu suất quản trị xuất nhập khẩu 

Muốn hoạt động quản lý xuất nhập khẩu doanh nghiệp có hiệu quả, doanh nghiệp cần có những chiến lược và những nhà quản trị xuất nhập khẩu giỏi. Công ty cần đề ra những chiến lược phù hợp với tình hình và đặc điểm công ty hiện tại. 

Nhà quản trị xuất nhập khẩu phải có tầm nhìn, năng lực, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng phân tích và đề chiến lược, khả năng truyền đạt suy nghĩ,...nhằm hướng tới thực hiện và hoàn thành được mục tiêu, chiến lược phát triển kinh doanh của công ty. 

Việc quản trị xuất nhập khẩu rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp cần chú trọng và thực hiện hoạt động quản trị một cách hiệu quả nhất để mang lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp. 

4. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý xuất nhập khẩu? 

Những biến động của kinh tế thị trường trong và ngoài nước 

Do xuất - nhập khẩu là hoạt động giữa hai hay nhiều quốc gia với nhau nên những biến động của nền kinh tế thế giới nói chung, nền kinh tế của quốc gia đối tác và nội địa nói riêng sẽ có mối liên hệ mật thiết và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản trị xuất nhập khẩu. 

Đòi hỏi doanh nghiệp phải luôn có chính sách quản trị phù hợp để thay đổi linh hoạt theo cơ chế kinh tế thị trường. Cần có những chiến lược dự báo trước để chuẩn bị kịch bản kinh doanh cho nhiều hoàn cảnh. 

Các chính sách của doanh nghiệp đối tác

Việc nghiên cứu, tìm hiểu và chọn ra những doanh nghiệp đối tác trong hoạt động xuất nhập khẩu là bước đệm quan trọng ảnh hưởng đến hiệu suất kinh doanh. Những chính sách, mục tiêu, tầm nhìn và định hướng phát triển của doanh nghiệp đối tác sẽ phần nào ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động xuất nhập khẩu nói riêng của họ. 

Vì vậy, việc lựa chọn được doanh nghiệp có chính sách phát triển tương đồng hoặc có nhiều phần giống với chính sách phát triển công ty thì sẽ góp phần thuận lợi trong quá trình hợp tác kinh doanh của cả đôi bên. 

Tầm nhìn và trình độ nhà quản trị của công ty

Nhà quản trị là người chi phối hoạt động quản trị của công ty. Một công ty nếu sở hữu được những nhà quản trị tài ba, có tầm nhìn, có trình độ, có đạo đức và đồng điệu trong định hướng phát triển thì sẽ giúp hoạt động quản trị xuất nhập khẩu ngày càng hiệu quả và năng suất. 

Các chính sách đãi ngộ nhà quản trị của công ty 

Một công ty nếu có chính sách đãi ngộ tốt thì sẽ thúc đẩy nhân viên làm việc năng động và đạt hiệu quả hơn. Đây giống như một đòn bẩy, một cách tiếp thêm động lực ngầm cho nhân viên. 

Và nhà quản trị cũng vậy, một nhân viên được xem là trong nhóm quan trọng, góp rất nhiều công sức và ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thì những chính sách đãi ngộ càng quan trọng hơn. 

Một chính sách đãi ngộ tốt sẽ giúp cho nhà quản trị càng dốc toàn tâm toàn lực để cống hiến cho công ty, để xứng đáng với chính sách đãi ngộ được nhận hơn. Hoạt động quản trị càng hiệu quả thì công ty sẽ càng thu về được nhiều lợi ích. Đây cũng có thể được xem là hợp tác đôi bên cùng có lợi. 

Mục tiêu và tầm nhìn của công ty 

Việc đặt mục tiêu và tầm nhìn là hết sức quan trọng đối với một doanh nghiệp. Để hoạt động quản lý nói chung và quản lý xuất nhập khẩu nói riêng đạt hiệu quả và đi đúng hướng thì cần mọi hoạt động phải theo sát và hướng tới mục tiêu, chiến lược, định hướng phát triển và tầm nhìn của doanh nghiệp. 

Qua bài viết trên, công ty GOL hy vọng các bạn độc giả có thể phần nào hiểu thêm về quản lý xuất nhập khẩu là gì, những nội dung cơ bản, các yếu tố ảnh hưởng cũng như tầm quan trọng của nó trong doanh nghiệp. Mong rằng bài viết này sẽ giúp các bạn có cái nhìn khách quan và cụ thể hơn về hoạt động quản trị xuất nhập khẩu trong doanh nghiệp.