Kho trung chuyển là gì? Xuất nhập kho trung chuyển là gì?

 Những người làm trong ngành Logistics chắc chắn sẽ phải gặp rất nhiều thuật ngữ chuyên ngành, khiến những người mới vào nghề luôn phải đau đầu để tìm hiểu về những từ vựng chuyên ngành đó.  Hôm nay, GOL sẽ giới thiệu tới cho các bạn một thuật ngữ mới về nhập và xuất hàng khỏi kho. Đó là kho trung chuyển, và quy trình xuất nhập kho trung chuyển, các bạn hãy cùng đọc bài viết ở dưới đây. 

1. Kho trung chuyển là gì?

Kho trung chuyển là một thuật ngữ được rất nhiều sử dụng trong quá trình vận chuyển hàng hóa từ nước ngoài về các kho bãi của Việt Nam. Bản chất của kho trung chuyển là các kho lưu trữ hàng hóa tạm thời, giúp bảo quản và chuyển giao hàng hóa giữa người bán và người mua sản phẩm. 

Kho trung chuyển cũng giống với các kho lưu trữ thông thường khác, nhưng mức độ luân chuyển ra và vào của hàng hóa nhanh chóng hơn rất nhiều. Bởi đây chỉ là kho trung gian, lưu trữ các hàng hóa sau đó chúng sẽ tiếp tục đi đến những kho bãi đích. 

Hệ thống kho trung chuyển sẽ do một bên thứ 3 chuyên trách thực hiện việc điều hành và quản lý xuất nhập khẩu của hàng hóa mà không hề liên quan đến bên bán và bên mua. Bên thứ ba sẽ phải quản lý, sắp xếp và kiểm soát quá trình nhập và xuất hàng hóa qua những kho trung chuyển tiếp theo. 

1.1 Xuất kho trung chuyển là gì?

Quá trình xuất kho, là quá trình đưa hàng hóa ra khỏi kho trung chuyển và tiếp tục đến kho trung chuyển khác. Khi tiến hành xuất hàng hóa khỏi kho trung chuyển, thì phía bên sử dụng dịch vụ cần đưa ra kế hoạch xuất kho chi tiết nhất, để bên cung cấp có thể thực hiện đúng kế hoạch. 

Những thông tin mà bên sử dụng dịch vụ cần cung cấp đó là: 

• Thông tin hàng hóa

• Số lượng hàng xuất kho 

• Ngày xuất kho 

• Phương án vận chuyển khỏi kho…

Sau khi bên cung cấp đã nhận được kế hoạch xuất hàng, sẽ tiến hành khai thác/ vận hành để đưa hàng hóa xuất kho đúng với yêu cầu bên sử dụng. Trước khi hàng hóa được xuất khỏi kho trung chuyển, hai bên sẽ tiến hành kiểm tra xác nhận lại số lượng hàng hóa nhập và xuất. Nếu qua quá trình kiểm đếm, không có sai sót xảy ra, hai bên sẽ ký biên bản xác nhận xuất kho và hoàn thành quy trình xuất kho trung chuyển. 

1.2. Nhập kho trung chuyển là gì?

Nhập kho trung chuyển là quá trình đưa hàng hóa vào kho, thực hiện việc lưu trữ và bảo quản hàng hóa để đợi đến lúc hàng hóa xuất kho. Người sử dụng các dịch vụ này, cần tiến hành thực hiện ký kết những hợp đồng để xác nhận với bên cung cấp dịch vụ vận chuyển vào kho trung chuyển trước khi hàng hóa được tiến hành được vào kho để bảo quản. 

Hợp đồng này chủ yếu muốn người sử dụng dịch vụ có thể xác nhận với bên vận chuyển các thông tin cơ bản về hàng hóa khi tiến hành nhập kho trung chuyển, các thông tin cần xác nhận đó là: 

• Thông tin về loại hàng hóa được lưu trữ 

• Diện tích lưu trữ

• Quy trình khai thác hay vận hành

• Một số yêu cầu liên quan (tùy những trường hợp) 

Trước khi vận chuyển hàng hóa vào nhập kho trung chuyển, bên sử dụng dịch vụ này cần phải thực hiện việc cung cấp kế hoạch vận chuyển hàng hóa chi tiết để bộ phận quản lý hoặc vận chuyển có thể biết được lộ trình, xác nhận và chuẩn bị các phương án hậu cần, để hỗ trợ quá trình nhập kho diễn ra đúng kế hoạch. 

Các thông tin chi tiết mà phía sử dụng dịch vụ cần phải cung cấp: 

• Thông tin hàng hóa 

• Số lượng hàng hóa 

• Ngày dự kiến hàng hóa nhập kho trung chuyển 

• Phương tiện để vận chuyển 

• Một số thông tin khác 

 

Khi hàng hóa đã đến kho trung chuyển, bên cung cấp và bên sử dụng dịch v��� sẽ bắt đầu tiến hành kiểm tra, đối chiếu và xác nhận với nhau trước khi hàng hóa nhập kho. Điều này giúp kiểm soát đúng lượng hàng hóa đầu vào, không diễn ra hiện tượng tranh chấp khi hàng hóa trước và sau khi nhập kho không trùng nhau. 

Kết thúc, hàng hóa sẽ nhanh chóng được đưa vào vị trí đã sắp xếp trước đó, đúng với diện tích mà khách hàng yêu cầu. Nếu số lượng hàng hóa mà lớn hơn kích thước bên sử dụng dịch vụ cung cấp, phía cung cấp dịch vụ sẽ yêu cầu sử dụng thêm diện tích hoặc hoàn trả lại hàng hóa. 

2. Tầm quan trọng của dịch vụ kho trung chuyển

Kho trung chuyển có vai trò rất lớn trong việc vận chuyển hàng hóa đến khách hàng, đặc biệt là hàng quốc tế, Kho trung chuyển có tác dụng là lưu trữ hàng hóa một cách tạm thời để không ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Một số vai trò của kho trung chuyển: 

• Kho trung chuyển là nơi tập trung, lưu trữ và bảo quản hàng hóa một cách an toàn và bảo đảm chất lượng 

• Tiết kiệm một số chi phí như: thuê kho cố định, trả lương cho nhân viên để trông coi hàng hóa, phí quản lý cho nhà sản xuất… Khi bạn lựa chọn sử dụng dịch vụ của bên thứ 3 thì hoàn toàn yên tâm về vấn đề đó bởi vì nó đã nằm gọn trong dịch vụ mà bạn thuê

• Hạn chế tối đa việc nhầm lẫn các hàng hóa với nhau: Bởi vì, trước khi nhập kho bên phía nhà cung cấp dịch vụ sẽ yêu cầu bên sử dụng phải làm hợp đồng và cung cấp một số thông tin về đơn hàng như chủng loại, số lượng, diện tích cần thuê,... Nhà cung cấp sẽ dựa vào đó để vận chuyển hàng vào đúng nơi quy định, sẽ không nhầm lẫn hàng hóa của người khác. Và trước khi xuất kho, bên sử dụng cần phải kiểm tra lại và xác nhận thì mới được xuất hàng ra khỏi kho trung chuyển. Quy trình diễn ra vô cùng nghiêm ngặt vì thế việc nhầm lẫn là điều khó xảy ra

• Dễ dàng kiểm soát hàng hóa: Khi vào kho trung chuyển, các hàng hóa đều được phân loại ra từng khu vực, môi khu vực sẽ là một loại hàng hóa khác nhau và sẽ được một người hay một nhóm người phụ trách. Vì thế, đến thời điểm xuất kho, các nhân viên phụ trách sẽ có lịch xuất kho khu vực mình phụ trách theo thời gian biểu mỗi ngày. Việc kiểm soát hàng nghìn hàng hóa là điều hết sức bình thường. 

  
  

Một số giải pháp tối ưu dành cho các kho trung chuyển

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều sẽ sử dụng dịch vụ kho trung chuyển như một giải pháp phát triển Logistics tại Việt Nam để thực hiện việc lưu trữ hàng hóa tạm thời. Vì thế, các kho trung chuyển ngày nay có vai trò khá quan trọng trọng việc vận chuyển và lưu thông hàng hóa. Nhu cầu của khách hàng ngày càng tăng, điều này vừa là cơ hội vừa là thách thức đối với bên cung cấp dịch vụ kho trung chuyển. Các chủ kho luôn phải cập nhật, nâng cấp và tối ưu kho tốt nhất, để làm hài lòng khách hàng. Trong đó, việc sử dụng hệ thống lắp đặt hệ thống giá đỡ chuyên nghiệp được coi trọng hơn cả, bởi vì chúng rất tiện ích trong việc sắp xếp cũng như quản lý hàng hóa. 

Một số mẫu kệ thường được sử dụng nhiều nhất trong các kho trung chuyển:

• Kệ Drive in: là mẫu kệ chứa với chiều cao khủng, giúp tối ưu không gian đến 80%

• Kệ trung tải: Lã mẫu kệ chứa hàng với mức tải trọng lượng từ 200-500 kg/tầng, phù hợp với những kho có quy mô vừa và nhỏ

• Kệ V Vinatech: Có nhiều ưu điểm đó là lắp ghép thông minh, sử dụng gài móc để lắp ráp không phức tạp như kệ truyền thống. 

• Kết luận

  Bài viết đã giới thiệu qua hết tất cả về kho trung chuyển, dịch vụ vận chuyển đang được yêu thích nhất hiện nay. Mặc dù, dịch vụ khá tiện lợi nhưng tuy nhiên lại cần phải đảm bảo chất lượng phía bên kho. Để quản lý xuất nhập khẩu dễ dàng hơn, công ty GOL chúng tôi cung cấp phần mềm quản lý vận tải SMS Live để hỗ trợ các doanh nghiệp trong quá trình xuất nhập khẩu. Liên hệ ngay với chúng tôi thông qua số hotline 0909898588 để được tư vấn nhanh chóng và chính xác nhất.